Während Wellen sanft die Füße umspielen, werden die Waden kräftig durchgeknetet. Ein sanftes Meeresrauschen entspannt. Mit offenen Augen lässt sich eine traumhafte Wunsch-Landschaft erkunden, bevor mit geschlossenen Augen die tiefe Entspannung eintritt. Lediglich das Gewicht der Brille bedrückt: Willkommen im virtuell-reellen Wellness-Mix, dem eine große Zukunft vorhergesagt wird. Die Umsetzung der individuell auf Bedürfnisse eingehenden virtuellen Möglichkeiten steckt noch in den Kinderschuhen. Erste Anbieter werden weltweit als besondere Attraktion gefeiert. Steht uns eine digitale Wellness-Revolution bevor?
 

Automatische Massage mit VR-Urlaub

Nicht nur in L. A. oder San Francisco sondern auch in Deutschland eröffnete u. a. mit McChill ein Spa, in dem ein mehr oder weniger luxuriös ausgestatteter, luftgepolsterter Massagesessel durch eine VR-Brille zum Kurzurlaub werden soll. Für die drei in Köln per Sessel-Technik angebotenen Massagearten (Wellness, Sport und Stretching) bestätigen Mediziner positive Effekte hinsichtlich „Stressabau, Lösen von Verspannungen und Durchblutungsförderung“.

Einige Besucher beschreiben die in den USA seit knapp 2 Jahren angebotenen virtuell begleiteten Sessel-Massagen als anstrengend. Die Ästhetik des Spa würde fehlen, da auch die kleinste Hütte virtuell zum weitläufigen Erlebnis werden könne und einige Anbieter auf das Vor- und Nachher-Umfeld wenig Wert legten. Die Brille mit ihrem Eigengewicht würde der Entspannung entgegenwirken. Fakt bleibt: Eine manuelle Massage geht nach Gefühl auf Verspannungspunkte ein - eine Maschine kann das nicht. Digitaler Fortschritt ist nicht alles. Berührungen, die viele Gäste im Alltag vermissen und die manchmal Tränendämme auf der Massageliege brechen lassen, sind nicht durch noch so schöne Bilder von Tauchgängen, Stränden, Wäldern und Wiesen zu ersetzen. Auch moderne Fitnessgeräte wie das „Icaros Health“, heuer nominiert zum European Health & Spa Award, nützen virtuelle Realitäten um wie ein Vogel durch die Luft zu fliegen, aber dabei gleichzeitig mit vollem Körpereinsatz die Balance zu halten. Eine ziemlich schweißtreibende Angelegenheit, zumindest anfangs.

Private Spa Suites vollkommen digitalisiert

Vollkommen digital sind die privaten „Wellzones“ des 2018 gegründeten StartUps „MySpa“. In den Niederlassungen in Mainz und München findet kein menschlicher Kontakt statt. Dies war ein Grund, warum die Wiedereröffnung nach dem Lockdown in Bayern relativ früh erfolgte. Nach der Online-Buchung werden automatisch die teils mit Whirlpool und Sauna ausgestatteten Räume vorbereitet, die Sauna beheizt und Lichtstimmung geschaltet. Außerdem laden, je nach Auswahl, ein Wasserbett oder Whirlpool mit Massagefunktion und verschiedene Duschen zum entspannen ein. Damit kein menschliches Wesen diese „Computeridylle“ stört, werden bei einem Anbieter per Touch-Panel die digital wählbaren Snacks und Getränke ohne persönlichen Kontakt in einer Durchreiche abgestellt. Technik ohne Menschen zum emotionalen Wohlfühlen? Die Firma Secondred aus Erfurt in Deutschland programmierte eine Software, die neben Add-Ons für die Besucher, Gutscheinkauf und Verlängerung des Aufenthaltes auch ein automatisches Kassensystem, Kundenverwaltung und Reinigungsplan enthält. Für die (trotzdem notwendigen) Mitarbeiter*innen wurden E-Learnings und Schichtpläne digital integriert. Dabei wurde auf Handy-Darstellungen fokussiert, da 90% der Zugriffe über Smartphones erfolgen. Das „menschliche" an diesem Angebot: bis zu zwei Freunde dürfen begleiten!

Mentale Wellness digital

Trotzdem feiert die Digitalisierung in Spa und Wellness Triumphe. Besonders nach dem Lockdown werden verstärkt mentale Wellness-Kurse mithilfe modernster Technik online angeboten, in Gruppen- oder Einzelbetreuung. Die heimische Atmosphäre verbindet die Gemütlichkeit mit individuell betreutem Workout. So wirkt selbst Hypnotherapie intensiver. Weitere Vorteile: körperliche Distanz garantiert Sicherheit und belastender Anfahrtsstress sowie Umweltbelastung entfallen.

Digitale Universal-Lösungen für den Spa-Betrieb

Digitale Technik ist aus dem Spa-Ablauf nicht mehr wegzudenken. Spa-Software erleichtert die Arbeit und ermöglicht Rund-um-die-Uhr-Buchungen. Vorher müssen lediglich die Treatments mit Vor- und Nachbereitungszeiten, Therapeut*innen und ihre Fähigkeiten eingepflegt werden. Überschneidungen werden automatisch verhindert. Nach einer sofortigen Bestätigung erhält der/die Buchende eine SMS bzw. eine E-Mail, die an die bevorstehende Entspannung erinnert. Nichterscheinen und damit verbundene finanzielle Verluste werden reduziert. Sollte ein Gast doch nicht erscheinen, wird automatisch nachgehakt. Ebenfalls möglich sind E-Mails im Nachgang mit Newsletter-Angebot, Hinweise zu Aktionen oder der Bitte um Bewertung in Portalen. Diese Bewertungen können sogar automatisch in den sozialen Medien geteilt werden.

Zufriedene Kunden zu halten ist einfacher, als neue zu gewinnen. Durch diese automatisierten Online-Informationen steigt die Wahrscheinlichkeit einer baldigen weiteren Buchung. Wenn einige Gäste lange Zeit nicht mehr zu Besuch waren, werden sie gezielt daraufhin per E-Mail oder SMS angesprochen. Solche Nachfragen sind Gold wert, implizieren sie doch psychologisch das persönliche Interesse an der Person. So umsorgt kommen Wellnessfreunde gerne wieder. Tools, die an Geburtstage erinnern, Angebote nach individuellen Wünschen unterbreiten oder als höfliche Chat-Partner direkte Antworten bieten, unterstützen zudem die Kundenbindung.

Eine gut programmierte Spa-Software teilt die Kunden in gewisse Gruppen ein. Dies ermöglicht zielgerichtetes und bedürfnisorientiertes Marketing durch E-Mails. Konkrete Statistiken, welche Buchungen aufgrund dieser Mails oder SMS erfolgten, welche Produkte verkauft wurden und wann Termine gemacht wurden, sind dank Marketinganalyse bei guter Software messbar.

Dienstpläne mit einfachen, eventuell noch händisch erstellten, Übersichten gehören der Vergangenheit an. In moderner Management-Software werden neben Plänen auch die Zeiten erfasst, Provisionen und Umsätze oder Arbeitsleistungen. Der Zugriff per App ist außerdem möglich,

Eine Software für vieles

Spa-Software ist ein Tausendsassa und eine effiziente Unterstützung in vielerlei Hinsicht.

Die Anwendungen können auf dem Tablet, Smartphone, Desktop-PC oder Laptop genutzt werden, sind für genehmigte Angestellte so von überall aus einsehbar.

Die Vorteile einer Spa-Management-Software entwickeln sich kontinuierlich weiter und betreffen Buchungskalender, Kasse, Personal- und Wareneinsatz, Reports, Benchmarks, Onlineshops und z. B. CRM teilweise als GRM („Guest Relationship Management“) bezeichnet.

Spa-Softwares wie die von TAC, Phorest oder Mindbody bieten neben Onlinebuchungen rund um die Uhr auch Buchungen über Facebook und Instagram an. Gästegruppen können gemeinsam erfasst und abgerechnet, Package-Leistungen ergänzt und ausgetauscht sowie ausgeliehene Bademäntel in Erinnerung gehalten werden. Die Einnahmenerfassung, Übersichten über Produkt- und Gutscheinverkauf inklusive Provisions- oder Rabattberechnung sind intuitiv zu bedienen.
Ohne die digitale Hilfe wäre kein Rund-um-die-Uhr-Verkauf in den Online-Shops möglich. Teilweise übernimmt die Software sogar die Erledigung von Retouren.

Wieviel Produkte davon habe ich noch auf Lager? Wann muss ich wieder bestellen? Wie viel  wovon habe ich in Anwendungen verbraucht? Wieviel erwirtschaftet jede/r Mitarbeiter/in? Wer verkauft am besten? Auch bei der Inventur ist die digitale Hilfe enorm, obwohl manuelles Nachzählen notwendig ist. Die DATEV-Kompatibilität (DATEV ist deutscher Software und IT-Anbieter für Verwaltungs- und Finanzprodukte) ist bei aktuellen Angeboten gegeben, auch ist alles Datenschutzkonform. Mit den ausgewerteten Berichten spart eine durchschnittliche Spa-Software viel Zeit, damit Geld und bietet Ansätze zum Optimieren im Alltag.

Optimierungspotential

Die Auswahl der auf dem Markt befindlichen Software-Programme für Spas ist klein, wobei in Europa TAC The Assistant Company weit verbreitet ist. Module sichern die bestmögliche Anpassung an Bedürfnisse. Kleinere innovative Anbieter im gleichen Marktsegment nehmen weniger Marktanteil ein oder wurden – wie Mitbewerber HIS 2016 – aufgekauft.

Noch in Nutzung befindliche HIS-Spa-Software ist seit Anfang des Jahres 2020 nur noch für Reservierungen nutzbar. Bisher mögliche Abrechnungen und Kassensysteme mit Bargeld, EC- oder Kreditkarte und Gutscheinen entfallen aufgrund fehlender Konkretisierungen einer neuen Kassensicherungsverordnung in Deutschland. Darin ist eine manipulationssichere technische Sicherheitseinrichtung (TSE) vorgeschrieben. Den HIS-Kunden wird ein Wechsel auf die TAC-All-in-One-Software „Reservation Assistant“ oder die Cloud-basierte Lösung für kleinere Unternehmen „sense“ vorgeschlagen. Therapeuten werden per Smartphone über neu eingegangene Buchungen informiert und können überall auf die Reservierungen zugreifen.

„Es gibt bei TAC nicht eine Lösung, sondern viele Module. Für jedes Modul musst du extra bezahlen und das summiert sich“, so ein Spa Manager. „Die TAC-Schnittstellen zu Hotel-Software wie Protel oder Oracle funktionieren nicht immer optimal, was auch andere Spa Manager berichten. So werden Gästedaten auch doppelt übermittelt“. Das passiert jedoch auch bei anderen Herstellern, dass es Probleme mit Schnittstellen gibt.

Manche wünschen sich schnelleres Reagieren des marktführenden DACH-Software-Anbieters bei Hilfe-Anfragen und Einbeziehen der Nutzer*innen schon in der Entwicklung. „Software soll sich mehr mit den Menschen in Kontakt setzen, die damit arbeiten und einen Bezug zum Spa haben“, so der Spa Manager. „Regelmäßige Workshops mit Rezeptionist*innen und Manager*innen, wie und wo etwas verbessert werden kann, wären hilfreich“.

Digital Wellness

Der Begriff „Digital Wellness“ bedeutet das Technologie verwendet wird, um Gesundheit in Körper, Geit und der Seele optimal zu entwickeln. Für ein gesundes Leben in der Gesellschaft, Natur sowie auch den digitalen Welten. Diese internationale Definition des Begriffs wird bei uns jedoch leider oft auch missverständlich verwendet, nämlich die Abstinenz von Smartphone, Tablet und PC, um physisch, mental und emotional gesund zu bleiben. Wer digitale Wellness lebt, achtet aber auch auf die Balance zwischen Online- und Offline Leben.

Wellness ist ein Gebiet, in dem klassische Entspannung im Fordergrund steht, unterstützt durch modernste Technik im Hintergrund. So sehr Software auch den Alltag erleichtert, mehr Umsatz und Kunden bringt: das Haptische im Spa ist trotzdem wichtig.

Berührung mit allen Sinnen, Wärme und Zuwendung funktionieren nicht rein digital.

© WELLNESS WORLD Business 3-4 /2020