Airport-Spas, Thermen, Hotelketten, Ressorts, Hotel-Spas, Golfclubs, Fitnessclubs, Restaurants, Sportzentren, Medical-Spas, Kurbetriebe etc.: All diese Betriebe gehören zwar  zur selben Branche, funktionieren allerdings nach unterschiedlichen Strukturen und stellen spezielle Anforderungen an die Softwarelösungen, die tunlichst eingesetzt werden sollten. Insbesondere eine modular aufgebaute Software bedeutet für den Softwarehersteller, dass er eine individuelle Anpassung der Tools an die Bedürfnisse des jeweiligen Spa-Betreibers vornehmen muss. Erst wenn die Gegebenheiten vor Ort analysiert worden sind, kann die Software realitätsgetreu aufgebaut und geschult werden.

Softwaretrends am laufenden Band
Die Fülle an Einsatzmöglichkeiten für die Spa-Software ist nahezu unendlich geworden. Neben den klassischen Modulen wie Ressourcenverwaltung, Terminplanung, Kassensysteme und Gutscheinverwaltung erobern Funktionen wie Webshops, Online-Reservierungen in Echtzeit und Digital Signage den Markt. Integrationen von Booking Apps auf Facebook und mobile Kundenkarten gehören ebenso zu den Neuigkeiten auf dem Markt. Soziale Medien sind künftig mehr denn je Bestandteil einer gastorientierten Sprache im Spa-Bereich. Wenn eine Spa-Software zentralisiert den Zugriff auf gespeicherte Kundendaten erlaubt, wird der automatische Versand der E-Mails erleichtert. Die Zuhilfenahme von sozialen Medien, um Kampagnen und Angebote zu forcieren, spart Zeit und ihr Einsatz kann vielseitig gestaltet werden. Der Spa-Kunde ist bzw. wird auch zu einem virtuellen Kunden.    

Eine Fülle an Einsatzmöglichkeiten
Kaum ein Spa arbeitet heute noch ohne Software. Eine individuelle Softwarelösung ermöglicht eine wesentlich größere Kontrolle des Spa-Betriebs, der Therapiebuchungen, der Finanzen und der Produkte. Zudem können Umsatzberichte erstellt werden. Eine Spa-Software erlaubt die Analyse von Kennzahlen. Wer sein Business genau analysiert und das Kundenverhalten kennt, kann besser auf die Bedürfnisse der Kunden eingehen und operative Abläufe optimieren. Die Verknüpfung der Spa-Software mit Tools wie Digital Signage, Facebook Booking Apps oder mobile Webshops ist empfehlenswert, denn sie alle sind effektive Marketingkanäle, die ohne Software nicht im vollen Umfang genutzt werden können. Wer mit den verschiedenen Kanälen arbeitet, der verschafft sich einen Wettbewerbsvorteil. Auch im Bereich der Rabattierung bieten sich Spa-Softwarelösungen an. Mit Rabatten soll nicht nur der Kunde, sondern auch der Spa-Betrieb einen Vorteil bekommen. Eine durchdachte Preisstruktur, eine zusammenhängende Berichterstattung und profundes Kostenmanagement sind hierfür unentbehrlich. Die zentrale Bündelung dieser Elemente ist von großer Wichtigkeit, daher soll die Spa-Software dies auch ermöglichen können. Stimmen die Zahlen im Spa nicht, so gefährdet dies die Gesamtwirtschaftlichkeit des Betriebs. Preiskalkulationen gehören somit zu den Kernstücken eines Geschäftskonzepts und sollen schnell, akkurat und sauber aufzusetzen sein. Eine Spa-Software lässt sich zu einer 360-Grad-Analyse, zu einer  jederzeitigen raschen Abfrage des aktuellen Stands der Einnahmen oder Einbussen oder zur Mitarbeiter-Einsatzplanung ohne zusätzliche weitere Hilfsmittel heranziehen. Von den Mitarbeitern in der Spa-Rezeption werden oft Multitasking-Qualitäten gefordert. Dadurch besteht die Gefahr, die Wirtschaftlichkeit zu untergraben, denn nicht jeder Mitarbeiter kann jede Aufgabe immer perfekt erledigen. Optimal ist es daher, den Produktverkauf online zu fördern. Das ist nicht nur lukrativ, sondern auch sinnvoll, um die Aufmerksamkeit des Gastes auf das gesamte Produktangebot zu lenken. Mit einem eingebauten Online-Shop ermöglicht daher eine Spa-Software den 24-Stunden-Online-Produktverkauf und wickelt zugleich die Analyse der Wirtschaftlichkeit und Inventur ohne mühsames Rechnen ab.

Die Mitarbeiter begeistern
Walter Berger von der Rebag Data AG weiß, dass viele Mitarbeiter noch immer das Arbeiten mit einer Spa-Software scheuen: „Damit Termine nicht wieder per Hand eingetragen werden, ist es ausschlaggebend, Mitarbeitern die Vorteile der Software eindrucksvoll zu erläutern. Der Nutzen muss nachvollziehbar sein.  Spätestens beim Abruf kompletter Kundenhistorien, von Verkaufsstatistiken und Jahresberichten oder beim Optimieren der Abläufe und Prozesse im Haus sind auch skeptische Mitarbeiter überzeugt. Der Software-Einsatz steigert die Effektivität der Arbeit direkt.“  Daniela Trimmel von der TAC GmbH ergänzt: „Alle Barrieren sind zu beseitigen. Arbeiten am Computer und die gleichzeitige individuelle Betreuung des Kunden sind eine Herausforderung speziell für jene Mitarbeiter, die erstmalig mit der Software arbeiten. In manchen Spas ist auch die Mitarbeiterfluktuation ein Thema. Hier bieten wir regelmäßige Nachschulungen an, um Wissensverlusten entgegenzuwirken.“ Wichtig ist, dass die Mitarbeiter von Anfang an dabei sind und auch das Aufsetzen der Stammdaten gemeinsam erfolgt. Eine Schulung sieht genügend Zeit für praktische Übungen vor. Nach dem Training soll der Mitarbeiter bald mit der Software arbeiten, um Gelerntes nicht wieder zu vergessen. Optimal ist es, wenn der Mitarbeiter ein Trainingssystem zur Verfügung hat, mit dem er den sicheren Umgang anhand von Echtdaten spielerisch erlernt. Im Mövenpick Spa in Jordanien beispielsweise werden die Mitarbeiter in der Pre-Opening-Phase von der Software-Herstellerfirma geschult. „Während des Spa-Betriebs“, erläutert Communications Manager Dima Jaradat, „übernehmen der Spa-Manager oder der Leiter der Spa-Rezeption die Schulungen.“

Was geht? Und was geht nicht mehr?
Online-Buchungen sind ein effektives Mittel, um dem Kunden Eigenständigkeit zu ermöglichen, die er zusehends mehr einfordert. Im Spa reicht man dem Kunden die „virtuelle“ Hand. Die Annahme, Online-Buchungen seien fehlerhaft, gilt heute nicht mehr, denn es hat sich viel im Bereich der Spa-Software-Entwicklung getan. Verfügbarkeiten werden in Echtzeit mit den vorhandenen Ressourcen geprüft. Doppelbuchungen oder Konflikte im Kalender sind ausgeschlossen, der Kalender füllt sich wie von allein an jenen Stellen, an denen man gewöhnlich einen Leerraum hatte. Doch nur wenn Stammdaten optimal gepflegt werden, lässt sich die Software in vollem Umfang nutzen. Für die Software-Hersteller sei es eine besondere Herausforderung, Programme zu schaffen, die einerseits den vielfältigen Bedürfnissen und Anforderungen der unterschiedlichen Kundenstrukturen gerecht würden, andererseits jedoch benutzerfreundlich gestaltet und einfach zu handhaben seien, meint Berger. Für Dima Jaradat gibt es prinzipiell keine Grenzen für den Softwareeinsatz. Während der Pre-Opening-Phase sollen Spa-Manager und/oder der Hotelmanager festlegen, welche Leistungen das Spa-System erbringen soll. Eine entsprechende Software wird dann beim Hersteller in Auftrag gegeben. Während des Betriebs, so die Communications Manager, könne man den Anbieter kontaktieren, falls eine neue Leistung zum bestehenden System hinzugefügt werden soll.

Ein moderner Spa lebt von der Nachhaltigkeit und seinem Erfolg. Hindernisse, um diese Ziele zu erreichen, sind von vornhinein zu vermeiden. Der rasante Wandel und die Anpassungsfähigkeit an die sich scheint’s laufend neu erfindenden und definierenden Kundenkreise sind durchaus herausfordernde Aufgaben. Eine Spa-Software ist daher flexibel und passt sich ohne großen Aufwand an die aktuellen Kundenbedürfnisse und Betriebsgegebenheiten an.

Ressourcen aufeinander abstimmen
Ein effizientes Spa-System ermöglicht es dem Spa-Manager, sämtliche Reservierungen und Ressourcen mit nur einem Tool zu verwalten. Vom Gutscheinverkauf über die Mitgliederverwaltung bis hin zur Warenwirtschaft – die richtige Software vereinfacht die Arbeitsabläufe und stimmt alle Ressourcen optimal aufeinander ab.
-Daniela Trimmel, TAC Gmbh

Kontinuierliche Schulung anbieten
Am wichtigsten für uns ist, dass die Spa-Software benutzerfreundlich ist und eine Testversion enthält, anhand der die Mitarbeiter eingeschult werden können. Sobald sich die Mitarbeiter dann mit der Software sicher fühlen, können sie zum Originalprogramm wechseln. Die Mitarbeiter sind kontinuierlich Schulungen zu unterziehen, um sicherzustellen, dass sie sich mit der Software und deren Benutzung gut auskennen.
-Dima Jaradat, Communications Manager, Mövenpick Resort & Spa, Jordanien 

Mitarbeiter sind unentbehrlich
Die große Herausforderung bei der Spa-Software besteht darin, dass die Fähigkeiten der Mitarbeiter, die Raumausstattung, Vor- und Nachbearbeitungszeiten bei der Planung zu berücksichtigen sind. All das muss in ein System eingepflegt werden, sodass die Bedienung der Software übersichtlich, die Software effizient ist und es Spaß macht, damit zu arbeiten. Ohne Spa-Software wird es für den Spa-Betreiber heutzutage kostspielig, doch die Software kann nicht alle individuellen Gästebedürfnisse befriedigen. Es bleibt unentbehrlich, dass die Mitarbeiter federführend bei Planung und Beratung im Spa beteiligt sind.
-Walter Berger, Rebag Data AG 

© WELLNESS WORLD Business 02/2013